23 set. el protocol empresa

El protocol en l’empresa
El protocol és present en moltes de les situacions que viuen diàriament les persones que componen l’ecosistema de les empreses, des d’una acció rutinària com un simple encreuament de correus electrònics entre companys de treball, fins a una cosa extraordinària com la invitació al President de la República a un esdeveniment corporatiu, encara que els dos casos són diferents, ja que al primer no està en joc la imatge de l’organització i en el segon definitivament sí, la importància del primer està donada per les relacions entre membres d’una organització, que al final de comptes són les que la sostenen i li permeten mantenir-se i créixer.
A continuació un parell de referències bibliogràfiques sobre el protocol, la primera sobre la seva definició general i la segona sobre la seva importància en l’àmbit empresarial:
El Protocol és el conjunt de normes, regles i conductes socials a conèixer, respectar o incorporar en l’àmbit social, laboral i institucional. La seva funció és guiar o regular determinades accions per a evitar incidències i facilitar respecte, integració i comunicació. Protocol, paraula que ha interromput de manera abrupta en la vida de molts professionals arran de la Covid-19 (coronavirus).

Protocol en l’empresa
En principi, el protocol en el sector privat no té, com és lògic, la importància que revesteix en el sector públic, perquè aquest és el protocol oficial, el protocol per antonomàsia. Però, fins i tot feta aquesta afirmació, ha de distingir-se entre el protocol dels actes organitzats per les institucions que, encara que incloses en el sector privat, participen d’alguna manera en la vida pública oficial (corporacions empreses públiques), i els actes organitzats per les altres entitats persones físiques.

Perquè serveix el protocol en l’empresa?
Sense protocol, les relacions dins d’una empresa serien caòtiques. Ningú respectaria les jerarquies i el desconeixement de les regles conduiria a continus enutjos i falta de respecte. L’ordre jeràrquic té la seva raó de ser i està justificat per l’estructura administrativa de l’organització.
En l’actualitat, el sector privat desenvolupa gran quantitat d’esdeveniments d’especial rellevància social que estan regits per regles de protocol i etiqueta.
El protocol és una eina important per a aconseguir el prestigi que l’empresa busca des de qualsevol de les seves perspectives. Tota signatura ha de saber que comptar amb un bon producte ja no resulta suficient i que cada vegada són més importants els punts que dicta el protocol empresarial, perquè contribueixen a la consolidació de la imatge corporativa i del posicionament en el mercat.

El protocol és necessari perquè ajuda a cuidar els detalls en les relacions humanes i corporatives. Si això s’estén a tots els àmbits de l’empresa, es jerarquitza cadascuna de les tasques.
El protocol serveix per a aconseguir una bona i harmoniosa convivència en l’àmbit laboral. Ajuda a comprendre la necessitat d’adaptar-se, integrar-se i conèixer quines són les regles per a seguir i per a observar el tracte correcte tant amb els superiors com amb els subalterns.

Recomanacions per a un adequat protocol en l’empresa
Algunes recomanacions perquè vostè pugui desembolicar-se amb soltesa:
El primer que cal saber és que dins de la mateixa empresa no és necessari demanar permís per a entrar o retirar-se d’algun lloc o reunió.
Quins passos ha de seguir si està duent a terme una reunió en la seva oficina amb convidats i desitja integrar a un col·lega? Primer, trucar-ho per telèfon perquè s’acosti a la seva oficina. Després, posar-se dempeus quan ell entri. En últim lloc, saludar-ho i presentar-ho als visitants, indicant-li un seient abans d’asseure’s.
És clau el respecte cap a la persona que es té a prop. La salutació correcta és «bon dia» i no sols «bones». i si algú està parlant per telèfon i vostè necessita comunicar-li alguna cosa, no ha de quedar-se parat al seu costat, sinó esperar que talli per a acostar-se.
Un home que en àmbits socials s’aixeca del seu seient cada vegada que una senyora entra al lloc on ell està, no ha de fer-lo en el lloc de treball. Quan una col·lega entra en la seva oficina.
No és correcte rebre a una persona i fer-la esperar mentre vostè parla per telèfon. Escurci la conversa i sol·liciti que no li passin anomenades, a fi de concentrar-se en el seu visitant.
En general, els subordinats han d’acceptar i seguir les indicacions de superiors. De no estar d’acord amb algun mandat rebut, exposi el seu parer en privat i amb cortesia.
El tracte amb subordinats ha de ser respectuós. Es tindran en compte els seus horaris de sortida, evitant organitzar reunions just en el moment en què han de retirar-se.

Sal de Mar, setembre 2020.